Cómo utilizar Microsoft Loop | Guía práctica

Desde el anuncio de Bucle de Microsoft a finales de 2021, la compañía ha incorporado sus recursos a las aplicaciones de Microsoft 365, como el famoso Equipos y el Outlook, manteniendo la fase beta privada. Con la llegada de la versión preliminar este año, los usuarios pueden empezar a probar lo más nuevo. gerente de proyecto de la marca.

Creado para ofrecer una experiencia colaborativa revolucionaria en lo que respecta al trabajo en equipo, contenido y tareas a través de diferentes herramientas y dispositivos, el programa se ha convertido en un gran interés para aquellos que desean trabajar de manera más fácil y práctica.

Es importante recordar que aunque cualquier persona con una cuenta Microsoft Si bien actualmente puedes probarlo, algunas funciones pueden requerir una suscripción para Microsoft 365. Además, en el caso de cuentas corporativas o educativas, el administrador necesita habilitar la aplicación para que otros usuarios también puedan tener acceso.

Centrándose en la versatilidad, el Loop ofrece una serie de utilidades tanto para la gestión de proyectos como para la organización personal:

• Gestión de rutina: una agenda para establecer y realizar un seguimiento de las tareas diarias.

• Definición de Metas y Objetivos: Planificador para crear y realizar un seguimiento de objetivos, como un plan de estudio u objetivos personales.

• Control de Plazos y Tareas: Ayuda a gestionar plazos y responsabilidades, como el pago de facturas u otras obligaciones.

• Listas de actividades: Le permite crear listas para diferentes propósitos, como hacer la compra o las tareas del hogar.

• Planificación a largo plazo: Ideal para proyectos que requieren una planificación extensa, como organizar un viaje o próximos eventos.

• Seguimiento del progreso: Facilita el seguimiento y seguimiento del progreso de proyectos personales, como una renovación o cualquier proyecto que requiera un seguimiento paso a paso.

Además, se basa en tres elementos centrales: páginas, Componentes e espacios de trabajo.

Los componentes son básicamente fragmentos de texto que se comparten, como listas o párrafos, y se utilizan para colaborar en varias otras aplicaciones, como Microsoft Teams y el Outlook, anteriormente mencionada. De esta manera, cualquier cambio que realice en un componente se refleja inmediatamente en todas partes, lo que mantiene todo actualizado.

Las páginas son lugares donde puedes agregar texto, imágenes y componentes, y permitir la colaboración en tiempo real entre personas. Los espacios de trabajo son entornos virtuales que agrupan páginas relacionadas y simplifican la colaboración en proyectos. También pueden contener páginas de planificación, resúmenes, notas de reuniones y otra información.

• Web (Opcional): disponible en Sitio web de Microsoft Loop, simplemente accede a él iniciando sesión con tu cuenta de Microsoft en cualquier dispositivo.
• Windows: La aplicación para PC está disponible para su instalación desde microsoft Store.
• Android: encuentra la aplicación en Google Play Store.
• iPhone / iPad: la aplicación puede ser encontrado en App Store, sin versión adaptada para iPad.

Cuanto cuesta

Mientras Loop se encuentre en periodo de Vista Previa Pública, Microsoft mantendrá la plataforma gratuita para cuentas personales, con funciones exclusivas para suscriptores Microsoft 365. Sin embargo, vale la pena señalar que existen límites de uso en este momento:

• 5 GB de tamaño para cada espacio de trabajo de Loop
• 5 espacios de trabajo creados para cada usuario
• 50 miembros para un lugar de trabajo

Microsoft Loop frente a Noción

Lo cierto es que, desde el lanzamiento de Loop, se hicieron muchas comparaciones con la aplicación Noción, tu competidor. Pero aunque comparten varias similitudes, existen diferencias entre ambos programas que pueden ayudarte a elegir la mejor opción.

Plantillas

Ambas opciones ofrecen plantillas de diseño listas para comenzar, pero cada una sigue un camino diferente. Puedes usarlos tal cual o incluso como punto de partida para crear algo personalizado.

Modelos (tplantillas) Pueden ser muy útiles ya que ayudan a ahorrar tiempo, permitiéndole evitar comenzar desde cero con cada nuevo proyecto, lo cual, seamos realistas, puede resultar un poco agotador. La capacidad de personalizarlos para que se ajusten a su flujo de trabajo es una gran ventaja y también abarcan múltiples categorías, lo que facilita encontrar rápidamente lo que necesita.

Integración

Ambas aplicaciones garantizan una experiencia perfecta, permitiendo a los usuarios moverse entre múltiples herramientas sin problemas. Sin embargo, algunos detalles pueden marcar una gran diferencia.

Con el Loop, se espera que se integre armoniosamente con otros productos en el Microsoft. Por otro lado, el Noción destaca por su integración que abarca diferentes plataformas de colaboración como Zoom, Flojo e Google. En este caso, esto acaba resultando especialmente ventajoso para las empresas que dependen en gran medida de herramientas de comunicación constante. La idea fundamental detrás de un espacio de trabajo es que todas las aplicaciones asociadas trabajen juntas de manera fluida, para facilitar y evitar problemas de limitaciones. Cambiar constantemente entre aplicaciones mientras se trabaja, por ejemplo, puede resultar engorroso.

Generación de Contenidos

O Bucle de Microsoft usa IA Copilot para ofrecer sugerencias contextuales, ayudando a materializar sus ideas. Por otra parte, el Noción Aprovecha esta tecnología para automatizar tareas más agotadoras. Como su modelo es más avanzado, también es capaz de ayudar a escribir, explicar, traducir, entre otras funciones.

La idea es que al utilizar la IA para automatizar estas tareas, puedas dedicar más tiempo a avanzar y alcanzar tus objetivos, sin perder tiempo en un trabajo monótono.

Precio

A la hora de elegir una buena herramienta de gestión de proyectos, lo principal suele ser el precio, sobre todo porque suelen venir en suscripciones mensuales. Ambos Loop cuanto Noción Ofrecen una versión gratuita, pero hay diferencias algo significativas en cuanto a precios.

O Noción presenta varias opciones de precios, con una versión gratuita, así como su paquete Empresa. La principal diferencia de precios está relacionada con el aumento en el número de colaboradores invitados a medida que avanzas en los planes. Por lo tanto, vale la pena elegir un plan que se ajuste al trabajo que se realizará, así como al tamaño del equipo. Los valores varían, por ejemplo, de $8 (R$ 39,21 al cambio actual) para el plan Más a $ 15 (R $ 73,51 al precio actual) para el plan Empresa por mes, lo cual es bastante asequible, considerando todos los recursos disponibles.

Como se mencionó anteriormente, todavía es un poco difícil comparar los dos programas en este sentido, ya que el Bucle de Microsoft sigue siendo gratuito para la versión de prueba. Aún así, si consideramos la posibilidad de unirnos al resto de aplicaciones de Microsoft, hay que tener en cuenta el coste-beneficio, al fin y al cabo no haría falta comprarlo por separado y además vendría con un paquete de otros programas muy útiles en términos de productividad.

Colaboración

Ya se ha destacado que ambas aplicaciones son excelentes para la colaboración, pero se diferencian en su capacidad para editar simultáneamente en el espacio de trabajo. En este sentido, para algunos, el Noción puede destacar, pero para otros, el Loop parece ser más ventajoso.

No Noción, un número ilimitado de usuarios pueden editar al mismo tiempo y todos los cambios se reflejan al instante. Ya en la aplicación Microsoft, el límite para la edición simultánea es de hasta 50 personas, aunque la empresa sugiere un máximo de 12 a la vez. El motivo es que esta limitación evita sobrecargar el espacio de trabajo.

Aunque sólo hay un límite en Loop, es prudente que al utilizar el Noción, se considera un límite para evitar que varios cambios simultáneos en los espacios de trabajo comprometan su integridad.

Seguridad

Este es uno de los principales puntos que resalta en la disputa entre Loop ou Noción. Si bien ambos ofrecen cifrado para protección, en Noción, es exclusivo del plan Empresa. Cualquier otro tipo de firma no ofrece la máxima seguridad. Funciones como registros de auditoría e inicios de sesión únicos están reservados solo para miembros premium.

Ya en Loop, esta parte requiere más trabajo colectivo, ya que los usuarios necesitan crear grupos de seguridad con su asociación con el Azure AD. Desde allí, los administradores otorgan acceso a los usuarios, pero también pueden cancelarlo en cualquier momento. En comparación con su competidor, este enfoque de aplicación puede considerarse más seguro en algunos aspectos, ya que permite a los administradores monitorear y detectar posibles riesgos de seguridad y prevenirse.

En general, en Internet se expresan opiniones diferentes, pues una opción entusiasma al público y la otra ya se ha popularizado entre los usuarios. Aún así, el Loop Parece que le va bien y cambia de opinión. Actualmente, sólo el Outlook, el chat Equipos y el Pizarra Soporta los componentes de la aplicación. Aún así, la expectativa es que pronto se incorpore al OneNote y Word para la web.

O Bucle de Microsoft está disponible para descargar en microsoft Store, y en su versión web, es necesario tener la Windows 10 o superiores. En cuanto a las versiones móviles, puedes descargarlo desde iOS e Android.

Creando un espacio de trabajo

Cómo utilizar Loop ¿por primera vez? Necesitas crear un espacio de trabajo. Para ello, una vez que descargues la aplicación, accedas a tu cuenta y aparecerá una página de bienvenida, simplemente presiona las dos pequeñas flechas al lado de Introducción en la barra lateral y luego elija Nuevo espacio de trabajo.

Cuando se muestre una nueva ventana, simplemente ingrese un nombre para el nuevo entorno. Después de eso, simplemente haga clic Creación.

Una observación es que respecto a la cubierta del espacio de trabajo, también es posible elegir otra imagen de la galería de imágenes, así como el diseño con otros colores disponibles.

Creando páginas

Después de crear el espacio de trabajo, pronto será dirigido a su primera página. En la sección Página sin título, simplemente defina un nombre y, si lo desea, elija un icono representativo usando el botón agregar icono.

Si desea incluir una imagen de portada en la página, simplemente haga clic Añadir portada y seleccione una imagen de la galería disponible.

Añadir textos y elementos

En el campo Empieza a escribir…, puede ingresar texto o simplemente escribir “/” para ver una variedad de elementos disponibles para agregar, como títulos, tablas, listas de verificación y más.

Si desea mencionar a alguien, simplemente escriba "@" seguido del nombre de la persona y selecciónelo de los resultados que se muestran.

Usa una plantilla

Para usar un plantilla, es decir, un tipo de plantilla o patrón preformateado, debes ir al final de la página y seleccionar Galería de plantillas. Una vez que ya hayas elegido el que prefieres, simplemente termina haciendo clic en Utilice esta plantilla.

Cada opción sugerida también se puede ajustar según sea necesario, además de permitirle agregar más elementos y textos según lo desee.

Transformar un elemento en un componente

Cualquier elemento también puede convertirse en un componente del Bucle de Microsoft, para que pueda ser compartido e incluso editado en otras aplicaciones acopladas del Microsoft 365.

Debes seleccionar el elemento haciendo clic sobre él y luego hacer clic en el icono de seis puntos ubicado a la izquierda o encima de ese elemento. En el menú que aparece, elija Crear componente de bucle.

De esta forma, el elemento quedará marcado con una línea y el logo de la aplicación, indicando que se ha convertido en un componente. Para compartirlo en otra aplicación, simplemente haga clic en una imagen de dos cuadros superpuestos en la esquina superior derecha, que forman el ícono Copiar componente. Esto le permitirá obtener el enlace y pegarlo en un correo electrónico de Outlook o en una conversación Equipos, por ejemplo.

Agregar páginas y subpáginas

Si desea ampliar el espacio de trabajo con más páginas, también es posible mediante el botón “+” en el panel lateral izquierdo. Entonces, simplemente elige la opción Nueva pagina en el menú.

En el caso de algo más específico como una subpágina, simplemente haga clic en los tres puntos al lado de la página deseada en el panel lateral y seleccione Nueva subpágina.

Creando páginas en la sección de ideas.

la sección ideas Tiene la ventaja de poder trabajar en páginas antes de agregarlas a un espacio de trabajo, lo que puede ser útil cuando se comparte con un equipo, pero en momentos en los que aún no desea que se vea la página.

Para crear una página en este campo, simplemente coloque el cursor sobre el botón ideas en la parte superior del panel lateral izquierdo y haga clic en el “+” que aparecerá.

Para agregar una de estas páginas creadas a un espacio de trabajo, debe hacer clic ideas nuevamente y espere a que se muestre una lista de páginas en esa área en la ventana principal. Entonces, simplemente coloque el cursor sobre la página deseada, haga clic en los tres puntos y seleccione Agregar al espacio de trabajo en el menú de opciones. Después de eso, simplemente elija el nombre del espacio de trabajo donde desea agregar la página.

Restaurar la versión anterior de una página

Exclusivo de la aplicación Bucle de Microsoft En la web, se permite que persistan varias versiones de una página mientras usted y otros realizan cambios en ella. Si prefiere una versión anterior de la página, puede ver el historial de versiones y simplemente restaurar una de ellas en su espacio de trabajo.

Con la página abierta, debes hacer clic en el ícono de tres puntos en la esquina superior derecha y seleccionar historial de versiones. En el panel lateral de la derecha se debe elegir la fecha/hora de la versión anterior deseada para que se muestre en la ventana principal. Entonces, para reemplazar la página con la versión seleccionada, simplemente haga clic en Restaurar.

Compartir páginas y espacio de trabajo

Valorando siempre el trabajo en equipo, Bucle de Microsoft también le permite invitar a personas a colaborar en un espacio de trabajo o en una página.

Al compartir un espacio de trabajo, cada persona puede ver y editar cualquier página que contenga. Al compartir una página, los colaboradores solo tendrán acceso a esa página para verla y editarla.

Compartiendo el espacio de trabajo

Aquí hay dos formas de compartir un espacio de trabajo:

• Con una página abierta desde ese espacio en la ventana principal, harás clic en el Compartir en la esquina superior derecha y elija Espacio de trabajo en el menú.

• Exclusivo de la aplicación web, simplemente coloque el cursor sobre el espacio de trabajo deseado y haga clic en el ícono de tres puntos. Luego, con la aparición de miembros En el menú de opciones, simplemente selecciónelo.

En ambos casos, se abrirá un panel donde podrás ingresar las direcciones de correo electrónico o nombres de las personas que deseas invitar. Una vez que lo hagas, simplemente haz clic Invitar y automáticamente recibirán un correo electrónico con un enlace para acceder al espacio de trabajo.

Compartir una página

En este caso, también podrás compartir de dos formas:

• Con la página abierta en la ventana principal, simplemente haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha y elija Enlace de página ou Componente de bucle.
• En el panel lateral, simplemente haga clic en los tres puntos al lado de la página y seleccione Enlace a página para compartir ou Componente Compartir bucle.

Cuando haces esto, dependiendo de la cuenta, puedes ajustar los permisos de edición o visualización de la página; permitir un acceso amplio para visualización o restringir para edición específica; además de poder establecer una fecha de caducidad del enlace o añadir una contraseña de acceso, si lo deseas.

Administrar páginas y espacio de trabajo

O Bucle de Microsoft permite la creación de nuevos espacios y páginas hasta realizar acciones básicas como renombrar o eliminar.

Para administrar un espacio de trabajo de la manera que desee, puede:

• Crea uno nuevo: Con una página abierta, debes ir a tu espacio en la barra lateral y elegir Nuevo espacio de trabajo en el menú.

• Cambiar a otro: En la barra lateral, haga clic en el nombre de su espacio actual y seleccione otro de la lista. Otra forma es ir a la página de inicio de Loop para elegir otra.

• Cambiar el nombre o eliminar uno: En la página de inicio, coloque el cursor sobre un espacio de trabajo y elija Cambiar nombre y estilo ou Eliminar en el menú de tres puntos.

Respecto a las páginas, es posible:

• Cambiar su orden en un espacio de trabajo: En la barra lateral, simplemente arrastre y suelte la página en la posición deseada.

• Cambiarle el nombre o eliminarlo: Debes pasar el cursor sobre la página en la barra lateral, hacer clic en los tres puntos y elegir Cambiar nombre y estilo ou Eliminar.

• Copie uno a otro espacio de trabajo: Simplemente pase el mouse sobre la página, haga clic en los tres puntos, seleccione Agregar al espacio de trabajo y elige el espacio donde quieres copiar la página.

También vale la pena recordar que desde su lanzamiento, gran parte del Bucle de Microsoft Los usuarios han hablado de él e incluso lo han probado. Hasta entonces lo que se sabía era que se podrían añadir nuevas funciones para mejorar todo el programa, lo que de hecho se concretó con el anuncio de cuatro nuevas funciones para mejorar la gestión de todo. Son ellos:

• Estado en espacios de trabajo

Los estados en los espacios de trabajo se darán a conocer en el futuro, básicamente con el objetivo de resaltar cambios o plazos, para que este tipo de información cobre mayor foco.

• Expedientes y documentos según descripciones.

Una nueva función de optimización inteligente permite adjuntar archivos y documentos a un espacio de trabajo según la descripción del proyecto.

• Integración con Power Automate

Loop ahora se puede integrar en la aplicación Power Automate, software para ayudar con el flujo de trabajo. Esta combinación puede ayudar a simplificar la gestión de tareas, incluida la capacidad de notificar al equipo cuando hay actualizaciones dentro de la aplicación.

• Creación de espacios de trabajo desde Microsoft Teams

A finales de año, la aplicación también contará con una herramienta que simplificará la creación de un espacio de trabajo en el Loop después de una reunión en Equipos. Básicamente, las notas y otros documentos compartidos durante la reunión se pueden adjuntar rápidamente.

Vea también: Cómo utilizar Microsoft Designer

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Fontes: Microsoft, Computer World, Informe de Windows

Revisado por Glaucón Vital en 20 / 1 / 24.