Cómo usar Outlook, el programa de correo electrónico de Microsoft

¿Sabes cómo usar Outlook🇧🇷 No estamos hablando de la plataforma de correo electrónico en línea de Microsoft, la Outlook.com (que reemplazó al antiguo Hotmail), pero el programa que forma parte del paquete Microsoft Office e Microsoft 365🇧🇷 Si alguna vez has trabajado en una empresa que utiliza este servicio o simplemente has utilizado el programa para gestionar diferentes cuentas de correo electrónico, seguro que eres consciente del poder que tiene este software tienen que utilizar herramientas de direcciones electrónicas.

En esta guía, aprenderá más sobre la microsoft Outlook: cómo comprar el programa e instalarlo en su máquina, cómo configurar una cuenta de correo electrónico en software y sus principales características.

¿Qué es Microsoft Outlook?

En primer lugar, es importante señalar que la microsoft Outlook no es el mismo programa que Outlook Express. O Outlook es un software de Microsoft, parte del paquete Microsoft Office y Microsoft 365. A diferencia de Outlook Express, que se utiliza básicamente para recibir y enviar correos electrónicos, Microsoft Outlook, además de las funciones básicas propias de una dirección electrónica, es un completo calendario, que permite usuario para programar sus citas diarias, semanales y mensuales. 

No solo eso, el microsoft Outlook también cuenta con un rico administrador de contactos, donde puede, además de registrar el nombre y la dirección de correo electrónico de sus conocidos, anotar toda la información relevante sobre ellos, como la dirección de su casa o trabajo, números de teléfono, campo de actividad, detalles del empleo, apodo, etc 

El programa también ofrece una Gerente de tareas, que puedes organizar en forma de lista, con todos los detalles sobre una determinada actividad a realizar. También tiene un campo de notas, donde simula post-it, pequeños papeles amarillos autoadhesivos.

¿Cómo comprar Outlook?

Desafortunadamente, el microsoft Outlook no es un programa gratuito. Como el software parte del paquete Microsoft 365, el usuario que quiera comprarlo deberá invertir en una suscripción a Personal de Microsoft 365, eso cuesta 24,00 BRL mensual ou R $ 239,00 por año y que incluye una licencia de paquete con 1 TB de almacenamiento One Drive. ya el plan Familia costos 29,00 BRL mensual ou R $ 299,00 por añoy permite de 2 a 6 usuarios con 1 TB de almacenamiento cada uno en One Drive.

Vale la pena recordar que ambos paquetes de suscripción también dan acceso a los programas. Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Publisher, Visio, Access e Skype🇧🇷 Si solo quieres probar el microsoft Outlook, Microsoft ofrece una prueba gratuita de la suite Microsoft 365 durante un mes. Vale la pena recordar que también tiene una versión de aplicación móvil disponible para ambos Android Cuánto es iOS.

Cómo usar Outlook

A continuación, vamos a echar un vistazo más de cerca a las características principales de la microsoft Outlook y cómo usarlos.

Configuración de una cuenta de correo electrónico

Lo primero que debe hacer al comenzar a usar microsoft Outlook es agregar una cuenta de correo electrónico al programa. Si tienes una cuenta Hotmail ou Outlook que se utilizó para llevar a cabo la Inicie sesión en su cuenta de usuario de Windows, el software lo detectará automáticamente, simplemente haga clic en "Conectar" y su perfil se agregará a Microsoft Outlook.

El programa también es compatible con cualquier cuenta de correo electrónico de otros servicios populares como gmail🇧🇷 Para agregar una dirección de Gmail, simplemente siga los pasos a continuación:

1- En la pantalla de inicio de Microsoft Outlook, haga clic en Archivos en la esquina superior izquierda.

2 - En Información de la cuenta, elige la opción Añadir cuenta.

3 – En la pantalla del asistente que se abrirá, escribe tu dirección de Gmail y marca la opción Configurar mi cuenta manualmente. O microsoft Outlook ofrece la opción de configurar automáticamente los ajustes para una nueva cuenta de correo electrónico, pero esta opción no funciona en la mayoría de los intentos.

4 – En la pantalla de configuración avanzada seleccione Google.

5 – Ahora, necesitas configurar los servidores de Google. Para el servidor entrante ingrese imap.gmail.com con puerta 993🇧🇷 En cuanto al servidor de correo saliente, introduzca Smtp.gmail.com y el puerto 25🇧🇷 Para ambos servidores, seleccione el método de encriptación SSL / TLS Y marque la opción Requerir inicio de sesión mediante autenticación de contraseña segura (SPA) y haga clic en Avançar.

6 – Introduzca la contraseña para acceder a Gmail y haga clic en Conectar.

7 – ¡Listo! Su cuenta de Gmail se ha configurado correctamente y, en unos minutos, todos sus correos electrónicos y carpetas se cargarán en el microsoft Outlook🇧🇷 Cómo la configuración usa el protocolo IMAP, tus correos siempre estarán sincronizados, tanto en la plataforma web de Gmail y en sí mismo microsoft Outlook.

escribir un nuevo correo electrónico

Crear un correo electrónico es una tarea muy sencilla e intuitiva en microsoft Outlook🇧🇷 Si ya has registrado una dirección de correo electrónico en tu vida, seguro que no tendrás problemas para usar el sistema del programa. Simplemente haga clic en la opción Nuevo correo electrónico y se abrirá una ventana. En él, encontrará varias opciones de edición similares a otras herramientas del paquete. Oficina, como insertar imágenes, formatear texto, así como adjuntar archivos o consultar su libreta de direcciones. También puede guardar el mensaje como borrador para finalizarlo más tarde si lo prefiere.

Creación de una firma de correo electrónico

Uno de los elementos más importantes de una dirección de correo electrónico es su firma. Puede ser algo simple, como solo su nombre y número de contacto, o algo más elaborado con enlaces e imágenes. Crear una firma en microsoft Outlook es muy sencillo. Para ello, cree un correo electrónico en Nuevo correo electrónico y, en la barra de tareas de la nueva ventana, elija la opción Firma.

En esta nueva pantalla, elige la opción Nuevo y nombra tu firma. Puede crear tantas firmas diferentes como desee. Si quieres que aparezca siempre en tus mensajes debes seleccionar tu firma para nuevos mensajes e Respuestas/Referencias.

En el campo de edición de firma, puede crear la firma que desee como si estuviera editando cualquier documento. Lo mejor de todo, el microsoft Outlook te permite crear tu firma personalizada en Microsoft Word, por ejemplo, y copiarla y pegarla en la pantalla de edición de firma, reconociendo automáticamente todos los elementos que componen el texto. Cuando termine de crear la nueva firma, haga clic en OK y ahora verá su firma en todos los mensajes nuevos.

O Outlook incluso ofrece varios modelos de suscripción para que te inspires y crees el tuyo propio. Si necesita ayuda, simplemente haga clic en la opción Obtener plantillas de suscripción en la parte inferior de la pantalla de edición de firma.

Calendario

el calendario de microsoft Outlook ofrece muchas funciones útiles, como la creación de tareas, la programación de citas, reuniones y mucho más. Para acceder al calendario, simplemente haga clic en el icono de calendario ubicado en la parte inferior de las carpetas de su cuenta en la pantalla de inicio de Outlook.

Ahora, en la vista de calendario, puedes elegir el tipo de vista que quieres usar en la barra de herramientas: día, semana laboral, semana o mes. Además, al hacer clic en una fecha específica, puede crear tareas o programar citas de manera muy intuitiva. Una vez que se crea una tarea/cita, el microsoft Outlook crea automáticamente un recordatorio en Windows y, al hacer doble clic en este elemento, puede editar la fecha/hora de inicio y finalización, además de usar los marcadores para determinar cuántos días se deben marcar en ese elemento.

En la barra de tareas del calendario todavía hay otras opciones muy útiles, como enviar el elemento por correo electrónico, invitar a los participantes a la tarea/cita, categorizar, incluir un recordatorio específico y más. También puede importar archivos de calendario o citas que se crearon en otros calendarios utilizando archivos .ics o .vcs.

Para ello, simplemente acceda Archivo > Abrir y exportar > Abrir calendario🇧🇷 La información del archivo de calendario se carga directamente en el microsoft Outlook.

crear contactos

Crear y agregar un contacto en microsoft Outlook es muy simple y rápido, lo que le permite enviar correos electrónicos rápidamente sin tener que ingresar una dirección diferente con cada nuevo mensaje. Para ello, haga clic en la opción directorio en la barra de herramientas de Microsoft Outlook. entonces escoge Archivo > Nueva entrada > Nuevo contacto.

En la nueva ventana que se abrirá, deberás completar toda la información necesaria sobre el nuevo contacto, como nombre, empresa, cargo, dirección de correo electrónico, números de teléfono, etc. También puedes agregar una foto o imagen para tu contacto, así como hacer notas personalizadas. Después de ingresar todos los datos necesarios, haga clic en guardar y cerrar🇧🇷 Ahora, cuando redacte un nuevo correo electrónico, su contacto aparecerá como una de las sugerencias de envío de mensajes.

Importar y exportar contactos

Una forma fácil de administrar sus contactos de correo electrónico es importarlos o exportarlos usando archivos de contacto; O microsoft Outlook tiene esta función para facilitar sus tareas diarias. Para importar o exportar contactos en software simplemente siga los pasos a continuación y luego aprenderá una técnica más sobre cómo usar Outlook:

1 – En la pantalla de inicio de Outlook seleccione Archivo > Abrir y exportar > Importar/Exportar para iniciar el asistente de administración de archivos.

2 – Elige la opción Importar desde otro programa o archivo y haga clic en Próximo.

3 - Elige Valores separados por comas y haga clic en Próximo.

4 - En la ventana importar un archivo, ubique su archivo de contactos, luego haga doble clic para seleccionarlo. Ahora, elige entre la mejor opción para tus contactos: Reemplazar duplicados con elementos importados, permitir la creación de duplicados e No importar elementos duplicados y haga clic en Avançar.

5 – En la ventana abierta Seleccione la carpeta de destino, desplácese hacia abajo para seleccionar la carpeta Contactos, Haga clic en Próximo y, una vez completada la importación de contactos, haga clic en Aceptar. Ahora puedes ver tus contactos en microsoft Outlook haciendo clic en la opción Directorio en la pantalla de inicio del programa.

Para exportar sus contactos desde microsoft Outlook simplemente siga los mismos pasos para importar contactos, pero eligiendo la opción Exportar a un archivo justo al comienzo del asistente de importación/exportación.

Configurar una respuesta automática

La respuesta automática es una función muy útil para responder a ciertos correos electrónicos o contactos cuando estás ocupado y no puedes dedicar tiempo a responder tus mensajes. En el microsoft Outlook esta característica se llama Modelo de Ausencia Temporal🇧🇷 Para crear este modelo, solo sigue estos pasos:

1: en Outlook, cree un nuevo mensaje de correo electrónico e ingrese un asunto y un cuerpo de mensaje para su plantilla Fuera de la oficina.

2 - Elige Archivos > Guardar como🇧🇷 Nombra tu modelo y en el menú desplegable Guardar como tipo, Seleccione Plantilla de Outlook (*.oft)🇧🇷 Puede cambiar la ubicación de su modelo, pero también puede elegir la ubicación predeterminada, que suele ser C:\usuarios\nombre de usuario\appdata\roaming\microsoft\templates. Finalmente, haga clic en Guardar.

Después de crear esta plantilla, está listo para usarla. Para usar el modelo de ausencia temporal, debe crear una regla en Microsoft Outlook siguiendo los pasos a continuación:

1 - Seleccionar Archivos > Administrar reglas y alertas. en el cuadro de diálogo Reglas y Alertas, en la pestaña Reglas de correo electrónico, Haga clic en Nueva regla.

2 - En Comenzar desde una regla en blanco, Haga clic en Aplicar regla a los mensajes que recibo y Avançar🇧🇷 Para responder a todos los mensajes de correo electrónico entrantes, deje el Etapa 1 y Etapa 2 sin cambios y haga clic Avançar otra vez. Seleccione Sí cuando Outlook le pregunta si desea aplicar esta regla a todos los mensajes.

4 - En ¿Qué quieres hacer con el mensaje?En Paso 1: Seleccione las acciones, Seleccione responder usando una plantilla específica.

5 - Encendido Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en el texto subrayado para un modelo específico. En Examinar, en la parte superior de la caja Seleccione una plantilla de respuesta, Seleccione Modelos de usuario en el sistema de archivos (si el modelo de respuesta se ha guardado en la carpeta Plantillas) o haga clic en Buscar para seleccionar la ubicación donde se guardó la plantilla. En el caso de este ejemplo, la plantilla de respuesta se guarda en la carpeta Documentos.

7 – Seleccione la plantilla que creó arriba y seleccione Abrir e Próximo🇧🇷 Así que agregue las excepciones requeridas y seleccione Próximo.

8 – Nombre la regla, por ejemplo, Respuesta automática🇧🇷 Por defecto, la opción Activar esta regla está marcado. Si está listo para habilitar su respuesta fuera de la oficina ahora, seleccione concluir🇧🇷 De lo contrario, desmarque esta casilla. Puede habilitar la regla en cualquier momento.

Tenga en cuenta que para que la regla envíe respuestas automáticas a sus mensajes de correo electrónico mientras está fuera, deberá dejar Outlook en ejecución. Si no activó la regla cuando la creó, puede activarla fácilmente seleccionando Archivos > Administrar reglas y alertas y en el cuadro de diálogo reglas y alertas, en la pestaña reglas de correo electrónico, busque la regla creada y marque la casilla a la izquierda de la regla. Finalmente, seleccione OK.

Entonces, ¿ahora sabes cómo usar Outlook? ¡Cualquier pregunta, háganoslo saber a continuación!