20 consejos esenciales para ayudarte a utilizar mejor Gmail

O gmail Es el servicio de correo electrónico más utilizado en el mundo, y también el más completo. Pensando en esto, hemos preparado una guía con consejos esenciales para que le aproveches al máximo. Vea abajo:

Usar categorías

Cuando ingresas a tu página de inicio, algunos categorías predeterminadas ahora estará disponible y configurado. Los que ves nada más entrar son: Principal, Social e Promociones. En estas pestañas podrás encontrar correos electrónicos recibidos por contactos o con relevancia, menciones en redes sociales y ofertas de sitios de compras en los que estás registrado.

Además, es posible activar otras categorías como Actualizaciones e Foros: en estas nuevas pestañas podrás conocer bancos, cuentas y direcciones que enviaron varios mensajes por semana. En la pestaña Foro, gmail filtra sólo mensajes de gatos y grupos.

Para activarlo es sencillo:

Paso 1: Haga clic en el icono de Configuración.

Paso 2: Seleccione Todas las configuraciones.

Paso 3: Vaya a Bandeja de entrada.

Paso 4: Activar Actualizaciones y/o Foro.

Personalizar etiquetas

Ahora que ha utilizado las categorías que vienen con el gmail¿Qué tal si creas el tuyo propio? Con las etiquetas tienes control total de tus correos electrónicos, optimizando Gmail para siempre. Estos son completamente personalizables y se pueden crear según las necesidades del usuario, además, la división de colores es un toque añadido para quienes utilizan métodos de organización de colores.

Para agregarlos simplemente haga clic en el símbolo más al lado de "etiquetas” y personalizar según sea necesario, facilitando la búsqueda en el gmail. Ahora, cuando esté en un correo electrónico, o incluso en su bandeja de entrada, seleccione el ícono de marcador y elija uno o más según necesite.

Tener varias cuentas

Es común utilizar varias cuentas de correo electrónico para diferentes propósitos. Así, Un buen consejo es utilizar la opción que agrega todos los correos electrónicos a una sola bandeja de entrada.. O gmail simplifica el día a día de los usuarios con esta opción, disponible en aplicación.

Permitir cancelar envío

Un error en portugués, un gesto equivocado o incluso equivocarse con el remitente son comunes en la inmensidad de los textos escritos diariamente y los correos electrónicos respondidos. Para esto, un consejo interesante para usar en gmail es personalizar el tiempo de cancelación del envío. De forma predeterminada, el tiempo seleccionado es de 5 segundos, pero es posible personalizarlo hasta 30 segundos, lo que te permitirá tomar un respiro si algo sale mal.

El proceso de configuración es sencillo:

Paso 1: Selecciona el ícono de Configuración.

Paso 2: Ir a generales.

Paso 3: Elija Cancelar envío.

Paso 4: Seleccione el mejor período para usted.

modo confidencial

Este modo es ideal si el correo electrónico a enviar tiene un asunto más sensible o confidencial. Evita que el mensaje sea reenviado a otra persona y se elimina automáticamente después del tiempo seleccionado. Para activarlo, simplemente seleccione el símbolo del candado en el cuadro de correo electrónico con minutero. Luego podrás seleccionar el tiempo durante el cual el mensaje estará disponible.

Crear una suscripción

Además, una necesidad para un correo electrónico organizado es tener una firma.. Esta simple adición a tu gmail Evita retrasos y la necesidad de hacer preguntas como “¿Cuál es la dirección?”, “¿Cuál es el número de teléfono?”, etc. Configurar esto es simple, simplemente vaya a configuración y agregue la firma.

El proceso de configuración es sencillo:

Paso 1: Selecciona el ícono de Configuración.

Paso 2: Ir a generales.

Paso 3: Elija Suscripción.

Bien, ahora sólo importe una firma o produzca una en gmail.

Buscar en Gmail

La herramienta de búsqueda gmail Está poco explorado y lo cierto es que puede ser un poderoso aliado para la organización. Este, a pesar de ser sencillo, cuenta con una serie de comandos que pueden servirte para hacerte el día a día más fácil, yendo mucho más allá de la búsqueda de palabras y correos electrónicos. La desventaja es la necesidad de conocimientos básicos del idioma inglés, sin embargo, las acciones son sencillas y rápidas de memorizar. Veamos otros consejos relacionados con estos comandos a continuación.

Correos electrónicos enviados hacia y desde usted

Estar al tanto de los correos electrónicos que ha enviado y recibido es esencial para optimizar su gmail, para esto los comandos se pueden escribir en la barra de búsqueda del Gmail y simplifica tu vida reuniendo a todos con solo unos pocos clics.

Para saber qué mensajes le fueron enviados a su jefe, por ejemplo, simplemente busque: “para:yo de:jefe correo electrónico” en el bar y estarán todos agrupados. El proceso opuesto sería “De:yo a:jefe correo electrónico“, mostrándoles a todos los que le enviaste.

Entonces los comandos son “a:yo de:"Y"de:yo a:".

Archivos adjuntos

Imagine que necesita encontrar un PDF adjunto a un correo electrónico. ¿Cómo encontraría el archivo de la forma más rápida posible? Aquí usarás la magia de buscar en gmail con el comando “tiene: archivo adjunto", qué hace todos los mensajes con Los archivos adjuntos aparecen en la bandeja de entrada.

Sin embargo, en esta situación, buscamos un archivo PDF y este comando mostrará otros archivos en la lista. Para resolver el problema, simplemente reemplaza la palabra accesorio (adjunto en portugués), por el formato del archivo que busca. Entonces el comando sería “tiene: PDF.

Buscar por fecha o tema

Para mensajes que no tienes idea de quién los envió, solo un vago recuerdo de la fecha en que los recibiste, los comandos antes e después Serán tus escuderos en esta búsqueda. Antes mostrará mensajes anteriores a la fecha seleccionada, ya que después los posteriores. Los comandos que se deben teclear serán “antes: 25/11/2021" o "después: 25/11/2021", por ejemplo. Cambiando la fecha según sea necesario.

Usar comandos de teclado

Para optimizar el uso de gmail Con el teclado existen comandos simples y eficientes. Para navegar entre mensajes en un hilo de correo electrónico, simplemente use el Teclas P y N, que le llevarán al mensaje anterior y siguiente, respectivamente. Esto evita el uso de la barra de desplazamiento y facilita la búsqueda de correos electrónicos. Además, para enviar un mensaje rápidamente, puede presionar Ctrl y Entrar simultáneamente, ahorrando tiempo al evitar hacer clic en el botón enviar. Estos comandos de teclado únicos ayudan a utilizar el teclado gmail más rápido y más eficiente.

Programar correos electrónicos

Para programar correos electrónicos en gmail, puedes programar fácilmente el envío de tus mensajes a una hora específica, lo que permite una mayor organización y eficiencia en la comunicación.

Paso a paso para programar correos electrónicos en gmail:

Paso 1: Abra Gmail y haga clic en "Redactar" para iniciar un nuevo correo electrónico.

Paso 2: Redacte su mensaje, incluido el destinatario, el asunto y el cuerpo del correo electrónico.

Paso 3: Cuando termine de escribir, haga clic en la flecha hacia abajo al lado del botón "Enviar".

Paso 4: Selecciona la opción “Programar envío”.

Paso 5: Elija una fecha y hora específicas para enviar el correo electrónico, o seleccione una de las opciones sugeridas por Gmail.

Paso 6: Haga clic en "Programar envío" para confirmar.

¡Listo! Su correo electrónico se enviará automáticamente en la fecha y hora seleccionadas.

Usar archivo

La herramienta de archivo se utiliza para conservar correos electrónicos con poca relevancia, pero no lo suficiente como para eliminarlos. Al archivar, mantienes tu bandeja de entrada organizada y no se abren páginas de correos electrónicos sin ningún motivo. Cuando lo necesite, simplemente seleccione los elementos archivados y busque lo que necesita.

Leer correos electrónicos sin conexión

Las funciones que le permiten leer los mensajes recibidos incluso sin acceso a Internet son excelentes herramientas para optimizar su gmail. Y el Google ¿Alguna vez has pensado en esta solución? Sin embargo, deberá activar las funciones en la configuración del proveedor.

Para acceder a él, es simple:

Paso 1: Haga clic en el ícono de ajustes.

Paso 2: Seleccione Mostrar todas las configuraciones.

Paso 3: Vaya a Apagado y actívelo.

Bien, ahora puedes seleccionar el período de tiempo que deseas que tus mensajes estén disponibles y el gmail le advierte cuánto almacenamiento se utilizará.

Elige temas

Los temas pueden ser una buena herramienta de optimización en gmail. Además de hacer que se parezca a usted, elegir un tema más oscuro puede ayudar a que sus ojos se cansen menos cuando pasa tiempo frente a su PC.

Para modificar el tema, es simple:

Paso 1: Dirígete al elemento de equipo.

Paso 2: Seleccione Temas y vaya a Ver todos los temas.

Bien, ahora elige lo que más te guste.

Conoce el botón correcto

Seleccionar un correo electrónico con el botón derecho es un consejo sobre cómo optimizar el gmail. Cuando utilizas esta función de forma predeterminada, Gmail muestra una serie de comandos que se pueden realizar. Podrás marcar como leído, archivar, responder, entre otras funciones.

Personaliza tu teclado

Para personalizar los atajos de teclado, el usuario primero debe activarlos en la configuración del dispositivo. gmail. Haga clic en el ícono de ajustes, seleccione "Ver todas las configuraciones“, vaya a la pestaña “”avanzado" y activar "Atajos de teclado personalizados“. Luego ve al “Atajos de teclado” y ajuste los comandos según sus preferencias personales. Esto le permite configurar atajos específicos para acciones como redactar, responder o eliminar correos electrónicos, haciendo que la navegación y la gestión de mensajes sean mucho más rápidas.

Utilice la escritura inteligente

Smart Compose sugiere frases y palabras a medida que escribe, según el contexto de su correo electrónico. Para activarlo, vaya al ícono de ajustes, seleccione “Ver todas las configuraciones", después "General“, y desplácese hacia abajo hasta encontrar “Sugerencias de escrituraEl". Activa esta opción para comenzar a recibir sugerencias automáticas. Al aceptar una sugerencia, simplemente presione la tecla Pestaña para completar la frase.

Integra otras aplicaciones

Integre otras aplicaciones con gmail puede ampliar sus funcionalidades y mejorar la eficiencia en la gestión de correos electrónicos y tareas. Para comenzar, vaya al ícono de ajustes, seleccione "Ver todas las configuraciones" y navegue hasta el "Complementos“. Clickea en "Obtener complementos” y explorar el Mercado de Google Workspace para encontrar aplicaciones como Trello, Asanas, Google Docs, Zoom y otros que pueden ser útiles para su flujo de trabajo. Clickea en "Instalar”junto a la aplicación deseada y siga las instrucciones para autorizar la integración. Una vez integradas, se puede acceder a estas aplicaciones directamente desde el panel lateral del gmail, permitiéndote gestionar proyectos, asistir a reuniones y organizar tareas sin salir de tu bandeja de entrada, optimizando así tu productividad.

Acceso a la reunión

Acceder al Reunión de Google directamente desde gmail Es una forma cómoda de iniciar o unirse a videoconferencias sin salir de su bandeja de entrada. Para utilizar esta funcionalidad, abra Gmail y mire el panel lateral izquierdo. Allí verás la opción “Conoce A“. Clickea en "iniciar una reunión”para crear una nueva videoconferencia o “Asistir a una reunión”para unirse a una reunión existente ingresando el código proporcionado. Esta integración facilita la programación y asistencia a reuniones, lo que le permite colaborar con colegas de manera eficiente y rápida, todo directamente desde su gmail.

Conclusión

Manténgase actualizado y organizado con gmail Es esencial en la vida personal y profesional. La gestión eficiente del correo electrónico garantiza la conservación de información importante y la categorización de mensajes mediante filtros y etiquetas promete facilitar las cosas. Además, la integración de Gmail con otras aplicaciones optimiza el trabajo y la productividad, mientras que acciones simples como mantener la bandeja de entrada limpia y bien organizada aportan más eficiencia al flujo de trabajo.

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Texto revisado por Rafael Braga el 29/07/2024.

Fontes: Google, WikiHow e Correo electrónico limpio.